Soustřeďte lidskou práci tam, kde má přínos, rutinní činnosti přenechte robotům, radí Eviden

V polovině roku 2024 je již jasné, že zavedení umělé inteligence (AI) či strojového učení bude brzy pro firmy nejen konkurenční výhodou, ale také nutností, bez které neobstojí. Tradiční manuální postupy jsou příliš časově náročné, náchylné k chybám a vyžadují značné množství lidských zdrojů. S příchodem umělé AI a strojového učení se otevírají nové možnosti a jak zmiňují odborníci – nemusí jít nutně hned o žádné razantní změny napříč celou firmou. Automatizovat lze procesy krok po kroku. Rozhodně se ale vyplatí automatizovat pravidelné a rutinní činnosti, které zaměstnancům z masa a kostí zbytečně zabírají čas.

Na začátku každé firemní transformace by měla být revize procesů a analýza toho, co by se dalo zrychlit, zlepšit či zjednodušit. U velkých firem z odvětví farmacie nebo automotive se společnosti podařilo převést již zhruba 80 % faktur do strojového zpracování.

Chytrý software posbírá faktury klidně z emailu

Materiály ke zpracování umí nástroj sbírat z různých úložišť. Může zpracovávat faktury, objednávky nebo dodací listy vložené do předem určených složek na úložišti, případně i procházet příchozí emaily ze sdílené schránky a nahrávat z nich faktury do účetních systémů. Výhodou nástroje je, že pracuje na bázi strojového učení – všechny procesy jsou tak předvídatelné a plně pod kontrolou dané firmy, a tedy v bezpečí. Systém pak může určenému zaměstnanci podávat pravidelné reporty a exportovat potřebná data nebo vytvářet tabulky a prezentace. Zároveň může zákazníkům nebo dodavatelům automaticky posílat potvrzení o zpracování.

Kromě ušetřeného času firma ocení také neunavitelnost nástroje, který může pracovat 24 hodin denně 7 dní v týdnu při plném vědomí a nepotřebuje dovolenou. Při správném nastavení, které zajistí implementátor, je jeho chybovost minimální a u již realizovaných projektů zaznamenává 99,5% úspěšnost.

Využijte čas a práci zaměstnanců smysluplně

Právě příprava a zpracování faktur je typickou rutinní činností, kterou lidé tráví zbytečně moc času. „Nejde o to zaměstnance nahradit strojem nebo softwarem, ale spíše zaměstnat jej kreativnější činností, která bude pro něj záživnější a pro firmu přínosnější. Je mnoho činností, které vyžadují zapojení lidského faktoru, ale nahrávání faktur do účetních systémů to zkrátka není,“ dodává Jan Vaněk z Evidenu s tím, že i v tomto případě je vždy potřeba lidská kontrola zpracovaných faktur, která ale zabere jen zlomek času oproti celkovému manuálnímu zpracování.

1. Myslete „Out-of-the-box“

Pokud nějaký proces funguje 20 let, je to chvályhodné, ale neznamená to, že by se s pomocí moderních nástrojů nedal vylepšit. Přemýšlejte nad chodem ve firmě kreativně a nebojte se uvažovat nad procesy jinak, než jste zvyklí, protože takto většinou vznikají ty přelomové inovace.

2. Automatizujte, co lze automatizovat

Některé procesy lze klasifikovat jako rutinní, aniž byste si to uvědomili. Pokud někde objevíte pravidelnost, pravděpodobně bude možné naprogramovat software, který tento proces zvládne.

3. I malá automatizace je automatizace

Nemusíte celou firmu překopat hned. Jděte uváženě, krok po kroku a vyhněte se překomplikovaným řešením. Čím jednodušší to bude, tím větší je šance, že to bude fungovat bez potíží.